Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) und KI: die Zeile zum Kopieren
Letzte Aktualisierung : 2026-10-11
Eine Verzeichniszeile pro Zweck, mit lokaler Pseudonymisierung als technischer Maßnahme; die Mustervorlage steht unten.
Was Artikel 30 verlangt
Artikel 30 Absatz 1 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen, ein schriftliches Verzeichnis zu führen, auch in elektronischer Form. Es enthält: Namen und Kontaktdaten, die Zwecke, die Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, die Kategorien von Empfängern, gegebenenfalls Übermittlungen in ein Drittland, die Fristen für die Löschung und eine allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen (die beiden letzten „wenn möglich“). Das Verzeichnis ist der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.
Absatz 5 nimmt Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten aus, es sei denn, die Verarbeitung birgt ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, erfolgt nicht nur gelegentlich oder betrifft besondere Datenkategorien (zum Beispiel Gesundheitsdaten). Eine Kanzlei, die regelmäßig Akten an einen KI-Assistenten übermittelt, kann daher betroffen sein.
Die französische Aufsichtsbehörde CNIL bietet eine vereinfachte Verzeichnisvorlage im ODS-Format an. Ihre Felder folgen denen des Artikels.
Was Sie eintragen müssen
Die Nutzung von ChatGPT oder Claude für Arbeitsdokumente ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten: Namen, Kontaktdaten und Kennungen der im Text genannten Personen gehen an den Anbieter des Modells. Eine Zeile pro Zweck genügt: „Schreiben verfassen“, „Akten zusammenfassen“ und „Schriftsätze vorbereiten“ sind drei Zeilen, wenn sich Daten oder Empfänger unterscheiden.
Die Mustervorlage
Kopieren Sie die Tabelle in Ihr Verzeichnis und ergänzen Sie jedes mit „Zu ergänzen“ markierte Feld. Die übrigen Felder beschreiben das Verhalten von ndaact.ai; prüfen Sie sie und passen Sie sie an Ihre tatsächliche Nutzung an.
| Feld | Vorgeschlagener Inhalt |
|---|---|
| Bezeichnung der Verarbeitung | Einsatz eines Schwärzungswerkzeugs vor dem Versand an ein LLM (ChatGPT, Claude) |
| Verantwortlicher und Kontakt (Art. 30 Abs. 1 lit. a) | Zu ergänzen: Name, Kontaktdaten, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter |
| Zweck (Art. 30 Abs. 1 lit. b) | Beispiel zum Anpassen: berufliche Dokumente mit einem KI-Assistenten verfassen, zusammenfassen oder analysieren, wobei erkannte identifizierende Daten vor dem Versand durch Markierungen ersetzt werden |
| Rechtsgrundlage | Zu ergänzen. Artikel 30 Absatz 1 verlangt dieses Feld nicht, Ihre Prüfung der Rechtmäßigkeit muss aber an anderer Stelle vorliegen |
| Betroffene Personen (Art. 30 Abs. 1 lit. c) | Zu ergänzen je nach Tätigkeit: Mandanten, Patienten, Gegenparteien, Beschäftigte, in den Dokumenten genannte Personen |
| Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 lit. c) | In den übermittelten Texten enthaltene Daten: Identität, Kontaktdaten, Kennungen (französische Sozialversicherungsnummer, IBAN, Unternehmensnummern), gegebenenfalls Gesundheitsdaten. Erkannte Entitäten werden vor dem Versand durch Markierungen ersetzt; eine nicht erkannte Entität verlässt den Rechner im Klartext. Zu ergänzen mit Ihren tatsächlichen Kategorien |
| Empfänger (Art. 30 Abs. 1 lit. d) | Der Anbieter des genutzten Modells (zu benennen), der den Text mit Markierungen anstelle der erkannten Entitäten erhält. Der Herausgeber von ndaact.ai erhält den Inhalt der Texte nicht |
| Übermittlung außerhalb der EU (Art. 30 Abs. 1 lit. e) | Zu ergänzen anhand von Vertrag und Einstellungen Ihres Anbieters. Gehen Sie nicht davon aus, dass keine Übermittlung stattfindet |
| Aufbewahrung und Löschung (Art. 30 Abs. 1 lit. f) | Zu ergänzen. Anbieterseite: Frist laut Ihren Kontoeinstellungen und dem Vertrag. Rechnerseite: Das lokale Prüfprotokoll bleibt bestehen, bis Sie es löschen |
| Sicherheitsmaßnahmen (Art. 30 Abs. 1 lit. g) | Lokale Pseudonymisierung mit Markierungen vor dem Versand, auf dem Rechner des Nutzers. Zuordnungstabelle Markierung-Wert in einem verschlüsselten lokalen Speicher (AES-256). In der Erweiterung wird der Versand blockiert, wenn der Schutz nicht verfügbar ist, außer der Nutzer schaltet ihn bewusst ab. Lokales Prüfprotokoll, durch Hashwerte verkettet. Grenze, die zu nennen ist: Die Erkennung kann Entitäten übersehen |
Was das lokale Prüfprotokoll liefert
Die Desktop-App führt ein lokales, nur ergänzbares Protokoll, das mit SHA-256-Hashwerten verkettet ist. Für jeden Vorgang hält es Zeitstempel, Anbieter, Status der Anfrage und ausgetauschte Datenmengen fest, für jede erkannte Entität zusätzlich Typ und Position im Text. Der Bildschirm „Journal“ der App zeigt die Anzahl der Entitäten je Kategorie. Der Originalwert erscheint dort nicht.
Dieses Protokoll belegt die technische Maßnahme im letzten Feld: Es zeigt, dass Entitäten erkannt und ersetzt wurden, an welchem Datum und in welcher Kategorie.
Was das Protokoll nicht liefert
- Es enthält weder die Originalwerte noch den Text der Prompts.
- Es identifiziert nicht die Person, die den Vorgang ausgeführt hat: Es hält den Rechner fest, ohne Benutzernamen.
- Es belegt nicht, dass keine Entität im Klartext geblieben ist: Es listet nur, was erkannt wurde.
- Es ersetzt das Verzeichnis nicht. Das Verzeichnis ist ein Dokument, das Sie verfassen und aktuell halten; das Protokoll ist ein technischer Beleg dazu.
- Zum Datum dieses Leitfadens bietet die App keine Schaltfläche, um das Prüfprotokoll in einem für Datenschutzbeauftragte oder Kontrollen aufbereiteten Format zu exportieren.
Bevor Sie die Zeile verwenden
- Kopieren Sie die Tabelle in Ihr Verzeichnis, eine Zeile pro Zweck.
- Ergänzen Sie die Felder „Zu ergänzen“ und prüfen Sie, dass der Modellanbieter unter den Empfängern steht.
- Lassen Sie die Zeile von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Beratung prüfen, insbesondere Rechtsgrundlage und Übermittlungen.
Quelle: DSGVO, Artikel 30, Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016; CNIL, „Le registre des activités de traitement“, 13. April 2018.
Diese Seite ist eine Übersetzung. Maßgeblich ist die französische Fassung.