Registro dei trattamenti (art. 30 GDPR) e IA: la riga da copiare
Ultimo aggiornamento : 2026-10-11
Una riga di registro per finalità, con la pseudonimizzazione locale come misura tecnica; il modello di riga è qui sotto.
Cosa richiede l’articolo 30
L’articolo 30, paragrafo 1, del GDPR impone al titolare del trattamento di tenere un registro scritto, anche in formato elettronico, che contenga: la propria identità e i recapiti, le finalità, le categorie di interessati e di dati personali, le categorie di destinatari, i trasferimenti verso un paese terzo ove applicabile, i termini per la cancellazione e una descrizione generale delle misure di sicurezza (questi ultimi due «ove possibile»). Il registro è messo a disposizione dell’autorità di controllo su richiesta.
Il paragrafo 5 esclude le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento possa presentare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, non sia occasionale o riguardi categorie particolari di dati (la salute, per esempio). Uno studio che sottopone regolarmente pratiche a un assistente IA può quindi essere interessato.
L’autorità francese, la CNIL, pubblica un modello di registro semplificato in formato ODS. I suoi campi seguono quelli dell’articolo.
Cosa devi iscrivere
Usare ChatGPT o Claude su documenti di lavoro è un trattamento di dati personali: nomi, recapiti e identificativi delle persone citate nel testo vengono trasmessi al fornitore del modello. Basta una riga per finalità: «redigere lettere», «riassumere pratiche» e «preparare memorie» sono tre righe se i dati o i destinatari differiscono.
Il modello di riga
Copia la tabella nel tuo registro, poi completa ogni cella contrassegnata «Da completare». Le altre celle descrivono il comportamento di ndaact.ai; rileggile e adattale al tuo uso reale.
| Voce | Contenuto proposto |
|---|---|
| Nome del trattamento | Uso di uno strumento di oscuramento prima dell'invio a un LLM (ChatGPT, Claude) |
| Titolare e contatti (art. 30.1.a) | Da completare: nome, recapiti, DPO se presente |
| Finalità (art. 30.1.b) | Esempio da adattare: redigere, riassumere o analizzare documenti professionali con un assistente IA, sostituendo con marcatori i dati identificativi rilevati prima dell'invio |
| Base giuridica | Da completare. L'articolo 30, paragrafo 1, non richiede questa voce, ma la tua analisi di liceità deve esistere altrove |
| Interessati (art. 30.1.c) | Da completare secondo la tua attività: clienti, pazienti, controparti, collaboratori, persone citate nei documenti |
| Categorie di dati (art. 30.1.c) | Dati contenuti nei testi inviati: identità, recapiti, identificativi (numero di previdenza sociale francese, IBAN, numeri di impresa), dati sulla salute se pertinenti. Le entità rilevate vengono sostituite da marcatori prima dell'invio; un'entità non rilevata parte in chiaro. Da completare con le tue categorie reali |
| Destinatari (art. 30.1.d) | Il fornitore del modello utilizzato (da indicare), che riceve il testo con marcatori al posto delle entità rilevate. L'editore di ndaact.ai non riceve il contenuto dei testi |
| Trasferimenti extra UE (art. 30.1.e) | Da completare in base al contratto e alle impostazioni del tuo fornitore. Non dare per scontato che non ci sia alcun trasferimento |
| Conservazione e cancellazione (art. 30.1.f) | Da completare. Lato fornitore: termine definito dalle impostazioni del tuo account e dal contratto. Lato postazione: il registro di audit locale resta finché non lo elimini |
| Misure di sicurezza (art. 30.1.g) | Pseudonimizzazione locale con marcatori prima dell'invio, sulla postazione dell'utente. Tabella di corrispondenza marcatore-valore in un archivio locale cifrato (AES-256). Nell'estensione, l'invio è bloccato se la protezione non è disponibile, salvo disattivazione volontaria dell'utente. Registro di audit locale concatenato tramite impronta. Limite da indicare: il rilevamento può non individuare alcune entità |
Cosa fornisce il registro di audit locale
L’applicazione desktop tiene un registro locale, in sola aggiunta, concatenato con impronte SHA-256. Per ogni operazione annota data e ora, fornitore, stato della richiesta, volumi scambiati e, per ogni entità rilevata, il tipo e la posizione nel testo. La schermata «Journal» dell’app mostra il numero di entità per categoria. Il valore originale non vi compare.
Questo registro documenta la misura tecnica dell’ultima voce: mostra che sono state rilevate e sostituite entità, in quale data e in quale categoria.
Cosa non fornisce il registro di audit
- Non contiene i valori originali né il testo dei prompt.
- Non identifica la persona che ha eseguito l’operazione: annota la postazione, senza nome utente.
- Non prova che nessuna entità sia rimasta in chiaro: elenca solo ciò che è stato rilevato.
- Non sostituisce il registro dei trattamenti. Il registro dei trattamenti è un documento che scrivi e tieni aggiornato; il registro di audit è un supporto tecnico.
- Alla data di questa guida, l’app non offre un pulsante per esportare il registro di audit in un formato pronto per un DPO o un controllo.
Prima di usare la riga
- Copia la tabella nel tuo registro, una riga per finalità.
- Completa le celle «Da completare» e verifica che il fornitore del modello figuri tra i destinatari.
- Fai rivedere la riga dal tuo DPO o da un consulente, in particolare base giuridica e trasferimenti.
Fonte: GDPR, articolo 30, Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016; CNIL, «Le registre des activités de traitement», 13 aprile 2018.
Questa pagina è una traduzione. Fa fede la versione francese.