Anonimizzare un documento: metodo, limiti e alternativa reversibile

L’anonimizzazione rigorosa di un documento è irreversibile e difficile da garantire; il più delle volte si vuole soprattutto togliere i dati personali prima di inviarlo a un terzo o a un’IA, mantenendo la possibilità di ritrovarli, cosa che rientra nella pseudonimizzazione.

Dove passi il confine tra le due è un dibattito tra specialisti: giuristi, DPO, autorità e giudici lo stanno ancora cercando. Non serve risolverlo per agire. Ciò che conta in pratica: ndaact.ai evita di inviare dati personali al di fuori del vostro PC. Per le definizioni e i testi, vedere la guida su anonimizzazione, pseudonimizzazione e de-identificazione.

Che cosa resta in un file quando si nasconde il testo

Cancellare i nomi nel testo non basta. Un file conserva spesso altre tracce:

• i metadati: nome dell’autore, dell’organizzazione, cronologia delle modifiche;
• i commenti e le modifiche tracciate;
• il testo nascosto o fuori dall’area visibile;
• in un PDF, un rettangolo nero posto su un testo può lasciare quel testo nel file.

Word offre un controllo documento che individua una parte di questi elementi (File, Informazioni, Verifica presenza di problemi).

Il metodo manuale e i suoi limiti

1. Fate una copia del documento e lavorate sulla copia.
2. Sostituite ogni nome, indirizzo, numero e identificativo con un termine neutro, ovunque, comprese intestazioni, piè di pagina e nome del file.
3. Avviate il controllo documento (Word) o pulite i metadati (PDF).
4. Fate rileggere da un’altra persona.

I limiti sono noti: una dimenticanza basta a lasciare un dato in chiaro, le varianti di uno stesso nome sfuggono alla ricerca e nulla permette di tornare indietro per sapere chi era chi.

Con ndaact.ai

ndaact.ai rileva nomi, indirizzi e identificativi sul vostro PC e li sostituisce con segnaposto prima che il testo parta verso un’IA. La tabella che permette di ritrovarli resta sul vostro computer: la risposta del modello può così essere ripristinata con i nomi reali.

A seconda del formato:

• PDF con testo: oscurato direttamente nel PDF (vedere oscurare un PDF).
• PDF scansionato: rifiutato. ndaact.ai non ha OCR e non può oscurare un’immagine. Il documento non viene inviato.
• Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument, RTF, EPUB, CSV: il testo viene estratto e oscurato ed esce in Markdown. Il file originale non viene riscritto.
• Vecchi formati .doc e .xls: non supportati.

Un limite da tenere presente: vengono sostituite solo le entità rilevate. Un’entità non rilevata parte in chiaro. Rileggete il testo prima dell’invio quando la posta in gioco è alta. ndaact.ai è un aiuto, non una garanzia.

Domande frequenti

ndaact.ai può anonimizzare un PDF scansionato? No. Una scansione è un’immagine senza testo utilizzabile: ndaact.ai la rifiuta invece di inviarla senza protezione.

Si può tornare indietro? Con i segnaposto e la tabella conservata sul vostro PC, sì. Con un’anonimizzazione rigorosa, no.

Il risultato è anonimo ai sensi del GDPR? ndaact.ai effettua una pseudonimizzazione lato client. La qualificazione giuridica del risultato dipende dal destinatario e dal contesto: vedere la guida sulle definizioni.

Fonte: Institut Michel-Sarrazin, «Comment anonymiser un document», consultato il 3 novembre 2026.