Anonimizar un documento: método, límites y alternativa reversible

La anonimización estricta de un documento es irreversible y difícil de garantizar; lo más habitual es querer retirar los datos personales antes de enviarlo a un tercero o a una IA, conservando la posibilidad de recuperarlos, lo que corresponde a la seudonimización.

Dónde está la frontera entre ambas es un debate entre especialistas: juristas, DPO, autoridades y jueces siguen buscándola. No necesita resolverlo para actuar. Lo que importa en la práctica: ndaact.ai evita enviar datos personales fuera de su PC. Para las definiciones y los textos, consulte la guía sobre anonimización, seudonimización y desidentificación.

Lo que queda en un archivo cuando se oculta el texto

Borrar los nombres del texto no basta. Un archivo suele conservar otros rastros:

• los metadatos: nombre del autor, de la organización, historial de modificaciones;
• los comentarios y los cambios con seguimiento;
• el texto oculto o fuera del área visible;
• en un PDF, un rectángulo negro sobre un texto puede dejar ese texto en el archivo.

Word ofrece un inspector de documentos que detecta parte de estos elementos (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas).

El método manual y sus límites

1. Haga una copia del documento y trabaje sobre la copia.
2. Sustituya cada nombre, dirección, número e identificador por un término neutro, en todas partes, incluidos encabezados, pies de página y nombre del archivo.
3. Ejecute el inspector de documentos (Word) o limpie los metadatos (PDF).
4. Pida a otra persona que lo revise.

Los límites son conocidos: un olvido basta para dejar un dato a la vista, las variantes de un mismo nombre escapan a la búsqueda y nada permite volver atrás para saber quién era quién.

Con ndaact.ai

ndaact.ai detecta nombres, direcciones e identificadores en su PC y los sustituye por marcadores antes de que el texto salga hacia una IA. La tabla que permite recuperarlos permanece en su equipo, de modo que la respuesta del modelo puede restituirse con los nombres reales.

Según el formato:

• PDF con texto: se redacta directamente en el PDF (véase tachar un PDF).
• PDF escaneado: rechazado. ndaact.ai no tiene OCR y no puede redactar una imagen. El documento no se envía.
• Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument, RTF, EPUB, CSV: el texto se extrae y se redacta, y sale en Markdown. El archivo original no se reescribe.
• Formatos antiguos .doc y .xls: no admitidos.

Un límite que conviene recordar: solo se sustituyen las entidades detectadas. Una entidad no detectada sale en claro. Relea el texto antes de enviarlo cuando haya mucho en juego. ndaact.ai es una ayuda, no una garantía.

Preguntas frecuentes

¿Puede ndaact.ai anonimizar un PDF escaneado? No. Un escaneado es una imagen sin texto utilizable: ndaact.ai lo rechaza en lugar de enviarlo sin protección.

¿Se puede volver atrás? Con marcadores y la tabla guardada en su PC, sí. Con una anonimización estricta, no.

¿El resultado es anónimo en el sentido del RGPD? ndaact.ai realiza una seudonimización en el lado del cliente. La calificación jurídica del resultado depende del destinatario y del contexto: consulte la guía sobre definiciones.

Fuente: Institut Michel-Sarrazin, «Comment anonymiser un document», consultado el 3 de noviembre de 2026.